S'il y a bien trois caractéristiques qui rendent l'Homme supérieur aux autres espèces, ce sont ses capacités à 1) s'adapter rapidement ; 2) développer des outils et des technologies ; 3) se coordonner et à agir collectivement.
La crise sanitaire actuelle nous pousse plus que jamais à s'appuyer sur elles. Nous devons continuer d'apprendre et d'évoluer afin de résister à la pression à laquelle nos civilisations et économies font face.

Le défi pour votre organisation : travail à distance oui, perte d'efficacité non !

Le grand défi que les organisations et les équipes doivent relever actuellement est de savoir comment garantir la continuité des activités - ajuster les méthodes de travail - et continuer à construire l'avenir. Dans ce contexte, les personnes restent le premier atout des entreprises : des recherches ont par exemple démontré que - en période de stabilité - 70 % de la performance organisationnelle dépend de facteurs humains.
Aussi, l'incapacité à mettre en œuvre des routines efficaces centrées sur les personnes coûte aux organisations un total de 60 milliards de dollars par an (source : PMI), coût principalement lié à :
- à des problèmes d'alignement et de coordination qui entraînent une baisse de performance
- aux malentendus, désengagement et frustration au sein des équipes
- aux échecs ou retards rencontrés sur les projets en tout genre et programmes de transformation

Le stress que nous subissons actuellement, lié à l'adoption soudaine et massive du travail à distance pour prévenir la contamination, va accroître la nécessité de prendre soin des équipes et de maximiser l'alignement au sein des groupes de travail. La distance sociale augmente tant physiquement que psychologiquement, le lien lui ne doit pas disparaître.

Avec l'accélération de la propagation du COVID-19, la plupart des équipes travailleront à distance pendant plusieurs semaines - ce qui accélérera la nécessité d'adopter des routines et des bonnes pratiques pour travailler en équipe efficacement et ainsi assurer la continuité des activités.

En conséquence, il est essentiel d'arriver à capter les signaux de l'équipe, à comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui doit être ajusté, pour éviter une chute spectaculaire de la productivité dès les premières semaines.

Comment maintenir la synchronisation de votre équipe ? Prenez le pouls, comprenez, agissez comme un seul homme !

Le travail à distance exige que les équipes soient parfaitement organisées et synchronisées pour pouvoir travailler. Or, il existe des routines éprouvées issues de méthodologies agiles et des bonnes pratiques en matière de gestion de projet accessibles et implémentables rapidement.

Si les OKR (objectifs et résultats clés) combinés à des points quotidiens, sont maintenant bien démocratisés et permettent aux équipes d'avancer efficacement, de nouvelles routines ont vu le jour pour booster et optimiser l'efficacité des équipes. Il s'agit des prises de pouls régulières (aussi appelées "health check") et remontées de feedbacks.
Leur objectif est d'améliorer en permanence (et de façon continue) les méthodes de travail et de discuter des sujets critiques pour l'équipe qui ne sont pas suivis dans les tâches (ou hard factors). On parle ici des signaux faibles (ou soft factors) de l'équipe.

Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?


1) Capturer les signaux faibles en prenant le pouls de l'équipe

De façon régulière - hebdomadaire ou bihebdomadaire -, recueillez des informations sur le fonctionnement de l'équipe. Donnez une voix à chacun pour qu'il partage son ressenti, ses idées.

Préparez les questions qui vous permettent de couvrir de manière optimale les risques (appuyez-vous sur la méthode Steerio si besoin, via une bibliothèque éprouvée et personnalisable d'une centaine de questions). Demandez-vous par exemple si les objectifs de l'équipe sont clairs, si vous communiquez efficacement au sein du groupe, si vous fixez les bonnes priorités, ...

Chaque membre de l'équipe ayant potentiellement des idées pertinentes sur la façon de mieux faire les choses, il convient de sonder tout le monde et de rendre les retours anonymes à 100 % pour encourager la participation. Enfin et surtout, privilégiez une fréquence de prise de pouls régulière et un ensemble de questions court : pas plus de 5 minutes par semaine.

Si votre base de questions est importante, un outil comme Steerio sait générer automatiquement les questions à poser - de telle sorte que chacun reçoive un ensemble de questions qui lui soit propre - qui évolue de semaine en semaine (pas de redondance) - tout en garantissant une couverture optimale de la base de questions (significativité de vos indicateurs).

2) Comprendre la dynamique d'équipe : se concentrer sur ce qui compte

Une fois que votre équipe s'est exprimée, prenez quelques minutes pour identifier un maximum de 3 points (sujets de discussion prioritaires) à emporter et partagez-les ouvertement avec le groupe. Si l'équipe peut accéder directement aux résultats, c'est mieux : des informations transparentes sur la situation de l'équipe sont un atout puissant et vertueux pour avancer ensemble efficacement.

Dans le cas d'équipes de taille importante, n'hésitez pas à segmenter le groupe et à regrouper les retours par segment. Cela vous permettra de prioriser l'effort de manière plus impactante en identifiant les axes d'amélioration des différents sous-groupes.

Un outil comme Steerio s'occupe d'agréger les différents retours, et de les restituer sous forme d'indicateurs clairs. En objectivant le ressenti, vous pourrez suivre dans le temps l'expérience de travail de l'équipe et optimisez votre trajectoire. De même il est possible dans l'outil de segmentez votre équipe à partir de tags entièrement configurables, ce qui vous permet de créer vous même votre matrice de résultats.

3) Agir comme un seul homme : discuter, décider et donner à l'équipe les moyens d'agir

Au cours de votre réunion d'équipe récurrente (ex : 15 minutes tous les lundi), discutez des points de vigilance les plus importants à retenir, identifiez ce qui doit être fait et donnez à l'équipe les moyens d'agir. Pour chacun des points, prenez une action claire (même petite), fixez un horizon temporel ainsi qu'un propriétaire de l'action et communiquez une fois l'action terminée ! Il est essentiel d'itérer et de prendre en compte ce que l'équipe remonte afin de maintenir des cycles de prise de pouls vertueux.

Un outil comme Steerio vous permet de suivre régulièrement l'impact des actions et décisions prises grâce à la courbe d'évolution de l'équipe, et garanti la bonne participation du groupe grâce à des rapports individuels permettant à chacun de suivre sa propre évolution et de se positionner par rapport au reste du groupe.


Prendre le pouls de l'équipe - avec des outils comme Steerio - vous permettra de garder votre équipe synchronisée, de capter les signaux faibles et non-dits, et d'identifier régulièrement ce qui doit être amélioré ! Dans une période où la distance sociale est importante, n'oubliez pas que la performance humaine est votre atout le plus précieux, alors prévenez les risques avec un diagnostic proactif de votre performance et gardez votre équipe soudée ! :)