Alors que le monde entier se confine, des millions d'employés se retrouvent aujourd'hui à devoir travailler depuis chez eux. Ainsi, depuis une semaine, le télétravail se démocratise malgré lui et devient pour beaucoup d'organisations la nouvelle norme.

Parce qu'il n'est pas inné d'arriver à rester alignés et engagés lorsque l'on travaille loin les uns des autres, parce que télétravailler tous ensemble est un vrai challenge !

Voici des bonnes pratiques à appliquer dès aujourd'hui pour rester alignés, soudés et pour optimiser votre efficacité opérationnelle et votre productivité. N'attendez pas pour adopter les bons réflexes.

Partager les objectifs et la vision

  • Fixer les objectifs. Les objectifs que vous avez fixés doivent être connus, compris et visibles de tous. Ce sont ces objectifs qui doivent guider votre management et non plus l'observation (cela vous pousse à faire confiance).
  • Donner la direction et partager la vision. Votre équipe doit toujours savoir où elle va. Toujours garder le pourquoi en tête, notamment parce le télétravail peut accélérer la démotivation et la procrastination.

Structurer l'approche autour de rituels clairs et d'outils collaboratifs

  • Réorganiser le rythme de travail. Le rythme de travail est perdu lorsque chacun travaille à distance et les distractions à domicile sont nombreuses. Mettez en place des rituels avec des points individuels et des points d’équipe (rythme quotidien ou hebdomadaire selon votre rythme de travail). Participez collectivement à ces rituels.
    Ex : chaque matin, le "daily stand-up" permet à chacun de partager son humeur, ses avancées de la veille, ses objectifs du jour et ses éventuels points de blocage ; en journée, respecter les pauses que vous avez prévues (déjeuner, café virtuel, ...) ; le soir, le "daily check-out" permet de montrer à l'équipe que l'on déconnecte. Gardez cette structure de jour en jour !
  • Définir des règles si vous êtes plusieurs à télétravailler. Si votre home-office s'apparente à du co-working, organisez-vous avec ceux qui partagent votre espace (partagez vos plannings, vos contraintes, ...).
  • Inclure et ne laisser personne de côté. Le manager doit devenir un leader, un coach qui organise et qui aide.
  • Adopter des outils de travail collaboratif... selon vos besoins (Slack, Teams, Trello, Monday, Steerio, Whereby, Asana, etc.).
  • ... mais ne pas les multiplier ! De nombreux outils peuvent proposer des fonctionnalités similaires, choisissez bien. Privilégiez les outils simples, sans formation préalable ! Ex : Slack pour échanger, s'appeler et partager son écran, Notion pour structurer et capitaliser, Whereby pour faire de la visio et communiquer en dehors de l'équipe, Steerio pour prendre le pouls, etc.
  • Bien structurer les réunions. Dans l'idéal, optez pour une durée courte (max 30 min). Envoyez un ordre du jour aux participants avant le point, cadrez la durée, partagez à la fin un compte rendu (à capitaliser plutôt qu'à envoyer par mail). NB : Peu de mails au sein de l'équipe...
  • Créer du lien. L'émulation physique est naturellement absente au télétravail. Continuez d'établir des contacts de manière informelle. Montrez-vous. Si vous le pouvez, utilisez la vidéo, la communication non-verbale est aussi importante que la communication orale, et cela maximisera le niveau d’engagement des participants. Encourager également la création de liens personnels : prenez des nouvelles, organiser des team meeting, team games ou afterwork virtuels, ...

Responsabiliser, faire confiance et travailler en toute transparence

  • Adopter un management basé sur la confiance. Une équipe unie et responsabilisée est toujours plus efficace. Pour cela, évitez au maximum le micro-management. Vous ne pourrez pas tout contrôler, alors donnez de l'autonomie, responsabilisez. Chacun fait de son mieux, faisons nous confiance.
  • Être transparent. Vous devez encourager votre équipe à être transparente et à ne pas craindre de remonter d'éventuels problèmes. La transparence diminue la distance. Ainsi, optez pour un planning partagé, incitez chacun à rendre visibles ses avancées, à mettre à jour son statut (en réunion, ne pas déranger, disponible, ...) et à afficher ses objectifs de la journée. En résumé, transparence sur : le travail, la disponibilité, l'humeur, la motivation, ...
  • Partager vos ressources, documents et informations clés. Il est essentiel pour garantir l'autonomie et la transparence de faciliter l'accès à l'information et sa consultation. D'autant que c'est un réflexe humain, de se penser isolé, de croire que l'on perd de l'information ou que l'on n'est pas mis dans les boucles, ... Pour contrer ce sentiment de perte de contrôle, changez les habitudes de partage : capitalisez régulièrement les décisions prises, mettez en place une bibliothèque ou un drive au sein duquel chacun peut accéder au contenu important, rassurez.
  • Donner de la visibilité sur vos résultats.

Communiquer efficacement

  • Opter pour un niveau de communication adéquat. Une des principales difficulté du télétravail est de vouloir naturellement contre-balancer l'éloignement par une sur-communication - naturellement, le manager a tendance à toujours demander "où ça en est" et l'équipe à toujours vouloir prouver qu'elle travaille (elle est alors trop réactive, trop disponible et pas assez focus) - c'est une erreur.
  • Mettre en place un process clair sur la façon de communiquer en équipe (nombre de personnes invitées, fréquence, durée, compte rendu, ...). Pour se faire, permettez à chacun de préciser ses préférences en termes de canaux de communication (régler une situation par un appel rapide, utiliser la messagerie privée d'un outil collaboratif, ...) et encouragez l'équipe à connaître et respecter ces éléments pour fluidifier les échanges. Définissez alors un cadre dans lequel tout le monde peut s'exprimer et se sentir inclus. Soyez réactifs et structurez la remontée d'informations pour des discussions plus productives.
  • Maintenir de la communication informelle ("remote coffee", cafétéria virtuelle) est aussi important.

Impliquer l'équipe sans la surcharger

  • Impliquer l'équipe dans la prise de décision. Donnez à chacun les moyens de comprendre comment il peut entreprendre sur son périmètre et contribuer par ses actions à l'atteinte des objectifs fixés.
  • Éviter la surcharge de travail. Etre seul chez soi peut être vecteur de stress. La gestion du temps n'est pas la même selon les individus et certains pourraient vite se sentir déborder. Pour pallier à ceci, apportez de la méthode, de l'organisation... et ajuster si besoin la charge de travail.

Prendre le pouls, mesurer, prioriser et mieux agir

  • Prioriser les tâches et réagir vite. Certains membres de l'équipe peuvent aller dans la mauvaise direction, se démotiver, faire deux tâches simultanément. Restez focalisés pour travailler de manière efficiente. Optez pour la règle du 80/20 quand cela s'avère nécessaire.
  • Prendre le pouls de l'équipe régulièrement, et sur la base des remontées consolidées, identifiez vos axes d'amélioration et optimisez votre trajectoire.
  • Donner la parole. Demandez régulièrement du feedback à votre équipe sur comment ils se sentent ou sur comment avance leur travail. Permettez à chacun de s'exprimer, de poser des questions, ou de pousser des idées (bac à sable), pour qu’ils se sentent impliqués. Soulignez l'apport de chacun et évitez ainsi le sentiment d'exclusion.
  • Promouvoir l'extra-coaching. Sur la base de cette parole libérée, insufflez un esprit d'entraide au sein de l'équipe basé sur l'écoute des autres.

Valoriser, créer du sens, préserver l'équilibre

  • Veillez à garder un équilibre vie pro-vie perso au sein de l'équipe. Portez une attention particulière aux profils susceptibles de s'isoler, incitez chacun à remonter de l'information (captez les ressentis, les idées, tout ce qui peut permettre d'améliorer l'expérience de travail individuelle et collective) et à se déconnecter si besoin. Préservez votre énergie et celle des autres.
  • Pousser l'équipe à opter pour des habitudes saines. L'environnement doit être propice au travail. Optez pour un cadre de travail dans lequel vous pourrez être efficace (table à bonne hauteur, chaise confortable, bonne luminosité, mur blanc à côté si besoin de visio, plantes, décoration, ...). Aussi, le trajet maison-travail économisé, chacun peut investir du temps pour souffler, faire de l'exercice, déjeuner l'ordinateur fermé, ...
  • Tout ou rien ! Soyez à 100% dans ce que vous faîtes pour éviter le stress causée par la frontière floue pro/perso qu'engendre le télétravail (ex : lorsque vous travaillez vous êtes en tenu appropriée, lorsque vous êtes sur du temps personnel, vous déconnectez entièrement).
  • Développer encore plus de bienveillance et d'empathie pour l'équipe. Vous devez valoriser, créer du sens. Célébrez les réussites, partagez les échecs, valorisez les efforts de chacun, vous aurez alors une meilleure synchronisation d’ensemble, une meilleure transparence et votre équipe sera davantage incitée à réagir et à échanger. Favorisez les feedbacks positifs, encouragez, soyez attentionné et à l'écoute